Rozliczamy behapowców prowadzących własną działalność, firmy szkoleniowe oraz spółki świadczące obsługę BHP i PPOŻ. Ustalamy właściwą stawkę ryczałtu, sprawdzamy, czy przysługuje Ci zwolnienie z VAT, i pilnujemy prawidłowego podziału sprzedaży. Ty odpowiadasz za bezpieczeństwo w firmach klientów, a my za Twoje rozliczenia.
Branża BHP wygląda inaczej u osoby obsługującej kilkanaście małych firm na stałych abonamentach, a inaczej u kogoś, kto prowadzi wyłącznie szkolenia albo pilnuje bezpieczeństwa na budowie. Te różnice mają bezpośrednie przełożenie na podatki, o czym piszemy niżej. Poniżej pięć sytuacji, z którymi spotykamy się najczęściej.
Najczęstszy model w tej branży. Pracodawca zatrudniający do stu pracowników może powierzyć zadania służby BHP specjaliście spoza zakładu, więc Twoimi klientami są zwykle małe i średnie firmy na stałych umowach abonamentowych.
Szkolenia wstępne i okresowe, kursy pierwszej pomocy, szkolenia dla pracodawców. Ta grupa ma najkorzystniejszą sytuację w VAT, ale też najwięcej do stracenia przy nieprecyzyjnym opisie usług.
Ochrona przeciwpożarowa, instrukcje bezpieczeństwa pożarowego, przeglądy sprzętu. Zakres formalnie odrębny, ale podatkowo traktowany podobnie, bo obie grupy usług mieszczą się w tej samej kategorii działalności technicznej.
Koordynacja bezpieczeństwa, kontrole stanu obiektów, sporządzanie dokumentacji powypadkowej. Praca w terenie oznacza koszty przejazdów, sprzętu pomiarowego i odzieży, które warto rozliczyć prawidłowo.
Kilku specjalistów, własna sala szkoleniowa, stała obsługa większych klientów. Do rozliczeń podatkowych dochodzi obsługa kadrowa i rozliczanie współpracowników na własnych działalnościach.
Dobra wiadomość jest taka, że praktycznie cała działalność BHP mieści się w stawce 8,5%. Zła jest taka, że wynika to z dwóch odrębnych przepisów, a przypisanie usługi do niewłaściwego z nich bywa punktem wyjścia do sporu. Interpretacje wydawane w ostatnich latach są w tej sprawie konsekwentne.
Nadzór BHP, kontrola przestrzegania przepisów, ocena ryzyka zawodowego, opracowywanie instrukcji, dokumentacja powypadkowa i obsługa budów są kwalifikowane jako pozostałe usługi profesjonalne, naukowe i techniczne. Podstawą stawki jest wtedy przepis o działalności usługowej.
Przedsiębiorcy często zaliczają te czynności do edukacji, ponieważ kojarzą całą branżę ze szkoleniami. Organy podatkowe konsekwentnie wskazują, że dokumentacja i nadzór mają charakter techniczny, a nie edukacyjny.
Szkolenia wstępne, okresowe i kursy mieszczą się w usługach w zakresie edukacji. Stawka jest ta sama, ale podstawa prawna inna, więc w ewidencji warto opisać je odrębnie.
To rozróżnienie nie zmienia kwoty podatku. Ma znaczenie wtedy, gdy urząd pyta, z czego wynika zastosowana stawka.
Jeżeli obok usług sprzedajesz znaki bezpieczeństwa, apteczki, gaśnice czy odzież roboczą, to jest to działalność handlowa objęta znacznie niższą stawką. Wymaga jednak rozdzielenia na fakturze i w ewidencji.
Jeśli kupujesz znaki i montujesz je u klienta, sprzedaż towaru i usługę montażu wykazuje się osobno.
Ryczałt liczy się osobno dla każdego rodzaju działalności, a warunkiem jest prowadzenie ewidencji pozwalającej rozdzielić przychody. Prowadzimy taką ewidencję w ramach abonamentu, bez dopłat. O stawce decyduje klasyfikacja PKWiU faktycznie wykonywanych czynności, a nie kod PKD ani nazwa usługi w umowie. Jeśli sprawa jest niejednoznaczna, przygotowujemy wniosek o interpretację indywidualną albo o opinię klasyfikacyjną urzędu statystycznego.
To najważniejsza sekcja na tej stronie. W branży BHP sytuacja w VAT nie zależy od wysokości obrotu, tylko od tego, co dokładnie masz zapisane w zakresie usług. Trzy rodzaje sprzedaży, które w praktyce występują u jednego behapowca, są traktowane zupełnie inaczej.
Kształcenie zawodowe prowadzone w formach i na zasadach przewidzianych w odrębnych przepisach. Zwolnienie nie zależy od wysokości obrotu.
Sprzedaż opodatkowana, ale sama w sobie nie zamyka drogi do zwolnienia ze względu na wysokość sprzedaży.
Wyłącza zwolnienie ze względu na wysokość sprzedaży od pierwszej wykonanej czynności, niezależnie od kwoty.
Przepisy o zwolnieniu ze względu na wysokość sprzedaży wyłączają z niego usługi doradztwa. Wyłączenie działa od pierwszej wykonanej czynności i nie zależy od kwoty. Behapowiec, który w zakresie obowiązków ma doradzanie klientowi w sprawie organizacji stanowisk pracy, musi być czynnym podatnikiem VAT niezależnie od tego, czy zarobił dwadzieścia tysięcy, czy dwieście.
Jednocześnie organy podatkowe wielokrotnie potwierdzały, że sam nadzór BHP, kontrola przestrzegania przepisów i prowadzenie dokumentacji doradztwem nie są, ponieważ polegają na wykonywaniu czynności, a nie na udzielaniu porad i rekomendacji. Rozporządzenie o służbie BHP wymienia ponad dwadzieścia zadań, a doradczy charakter ma tylko część z nich.
W praktyce rozstrzyga więc to, jak opisany jest zakres usług w umowie i na fakturze. Nie chodzi o kreatywne nazewnictwo, tylko o to, żeby dokumenty odpowiadały temu, co faktycznie robisz. Przechodzimy przez Twoje umowy razem z Tobą i mówimy wprost, jak oceniamy ryzyko.
Sprzedaży zwolnionej przedmiotowo nie wlicza się do wartości sprzedaży decydującej o zwolnieniu ze względu na obrót. Skoro szkolenia wstępne i okresowe są zwolnione przedmiotowo, to nie powiększają one limitu.
Oznacza to, że behapowiec, u którego szkolenia stanowią większość przychodu, może pozostać podatnikiem zwolnionym mimo obrotów wyraźnie przekraczających 240 000 zł. Liczy się wyłącznie sprzedaż opodatkowana.
To informacja, która w tej branży realnie zmienia rachunek, a rzadko pada w rozmowie z biurem rachunkowym.
Jeżeli część sprzedaży jest zwolniona, a część opodatkowana, odliczanie podatku naliczonego wymaga proporcji. Ustawiamy to od początku i pilnujemy rocznej korekty. Na jednej fakturze można zresztą wykazać obie usługi, szkolenie jako zwolnione i doradztwo jako opodatkowane, co potwierdzają interpretacje. Znaczenie pojęć, które padają w tej sekcji, wyjaśniamy w słowniku księgowym. Jeśli obok szkoleń BHP prowadzisz również inne kursy i szkolenia, pozostałe podstawy zwolnienia dla edukacji zestawiamy na podstronie dla branży edukacyjnej.
W tej branży jest to scenariusz podręcznikowy. Pracownik służby BHP odchodzi z zakładu i wraca do niego jako specjalista spoza zakładu, na własnej działalności. Rzecz w tym, że wykonywane czynności bywają wtedy niemal tożsame z etatowymi, a przepisy podatkowe i składkowe reagują na to w trzech miejscach naraz.
Prawo do ryczałtu przepada, jeżeli świadczysz na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy usługi odpowiadające czynnościom wykonywanym w ramach stosunku pracy w roku bieżącym lub poprzednim. Utrata następuje od dnia uzyskania takiego przychodu i obowiązuje do końca roku podatkowego.
Tutaj ograniczenie obejmuje tylko rok bieżący. Jeżeli w danym roku wykonujesz dla byłego pracodawcy czynności tożsame z etatowymi, w tym roku rozliczysz się według skali podatkowej.
Ulga na start i preferencyjne składki nie przysługują, jeżeli wykonujesz dla byłego pracodawcy te same czynności co na etacie w roku bieżącym lub poprzednim. Zamiast obniżonych składek przez pierwsze 6 i kolejne 24 miesięcy płacisz pełne.
Nowa klasyfikacja działalności obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku, a przedsiębiorcy zarejestrowani wcześniej mają czas na dostosowanie kodów do końca 2026 roku. Zmiana dotknęła branżę BHP bezpośrednio, ponieważ dotychczasowa pozostała działalność profesjonalna, naukowa i techniczna (74.90.Z) została rozdzielona na trzy odrębne podklasy.
Doradztwo, nadzór i audyty BHP trafiają dziś do nowej podklasy pozostałej działalności profesjonalnej, natomiast szkolenia mają własny kod w obszarze edukacji pozaszkolnej. Rzadko która firma z tej branży zajmuje się wyłącznie jednym rodzajem działalności.
Jeżeli nie zaktualizujesz wpisu samodzielnie, kody zostaną przypisane automatycznie według kluczy przejść, a efekt nie musi odpowiadać temu, czym faktycznie się zajmujesz. Weryfikujemy to u każdego klienta i zgłaszamy zmianę w CEIDG, co jest bezpłatne i natychmiastowe.
Zmiana klasyfikacji nie zmieniła stawek ryczałtu. O stawce nadal decyduje PKWiU, które pozostało bez zmian. Kod PKD porządkuje wpis do rejestru, ale sam w sobie nie przesądza o wysokości podatku ani o statusie w VAT.
Bierzemy na siebie cały kalendarz obowiązków podatkowych, w ramach jednego abonamentu i bez dopłat za rzeczy, które uważamy za standard nowoczesnego biura. Obsługę prowadzimy w całości online, więc dokumenty ze szkolenia albo z nadzoru na budowie wysyłasz zdjęciem z telefonu. Opisujemy to na stronie księgowość online.
Prowadzimy ewidencję przychodów lub księgę przychodów i rozchodów, wyliczamy zaliczki i przygotowujemy roczne zeznanie z działalności. Deklaracje wysyłamy w terminie urzędowym.
Ustalamy status w VAT na podstawie faktycznego zakresu usług, a przy sprzedaży mieszanej ustawiamy prawidłowy podział i proporcję odliczenia. Faktury wysyłamy i odbieramy w KSeF.
Znamy strukturę kosztów firmy BHP i wiemy, które wydatki bywają kwestionowane przy kontroli.
Naliczamy składki właściciela działalności i pilnujemy progów przychodowych wpływających na składkę zdrowotną. W kontaktach z urzędem skarbowym i ZUS wspieramy Cię dokumentacją: kompletujemy zestawienia z ksiąg i przygotowujemy wyjaśnienia dotyczące ujęcia zdarzeń.
Praca behapowca to głównie wyjazdy, szkolenia i obiekty, a nie biurko. Dlatego oparliśmy współpracę na portalu klienta dostępnym o każdej porze oraz na standardzie czasu odpowiedzi, którego pilnujemy w godzinach roboczych.
KSeF, OCR, JPK_V7, ZUS właściciela i roczne rozliczenie PIT masz w cenie pakietu. Nie doliczamy za rzeczy, które w innych biurach bywają osobną pozycją na fakturze.
Obsługa BHP opiera się zwykle na stałych umowach abonamentowych z wieloma klientami. Sprzedaż cykliczną obsługujemy przez KSeF, więc comiesięczne wystawianie kilkunastu takich samych faktur nie zabiera Ci czasu.
Masz jedną osobę, która zna Twoje umowy i historię rozliczeń. Nie tłumaczysz swojej sytuacji od nowa przy każdym pytaniu.
Dokumenty wymieniamy wyłącznie przez szyfrowany portal klienta lub zabezpieczoną pocztę. Biuro ma ubezpieczenie OC i działa zgodnie z wymogami RODO.
Rejestracja działalności BHP nie wymaga koncesji ani wpisu do rejestru działalności regulowanej. Wymagania kwalifikacyjne dla specjalisty spoza zakładu wynikają z przepisów o służbie BHP i to pracodawca odpowiada za sprawdzenie, czy je spełniasz. Od strony podatkowej natomiast decyzje podejmowane przy rejestracji wiążą Cię na cały rok.
Sprawdzamy, jakie rodzaje usług będziesz świadczyć, jaki będzie ich status w VAT i czy nie występuje problem byłego pracodawcy.
Dobieramy kody PKD odpowiadające faktycznemu zakresowi działalności, zgodne z klasyfikacją obowiązującą od 1 stycznia 2025 roku. Zwykle potrzebne są przynajmniej dwa: jeden dla nadzoru i doradztwa, drugi dla szkoleń.
Ustalamy właściwy kod tytułu ubezpieczenia i sprawdzamy, czy przysługuje Ci ulga na start lub preferencyjne składki.
Ustalamy, czy możesz pozostać podatnikiem zwolnionym, czy zakres usług wymusza rejestrację. W razie potrzeby składamy VAT-R.
Prowadzimy Cię przez nadanie nam uprawnień w KSeF, żeby faktury wychodziły i przychodziły bez Twojego udziału. Natomiast dzięki UPL-1 podpisujemy za Ciebie deklaracje i JPK.
Od pierwszego miesiąca masz dostęp do dokumentów i bieżącego stanu rozliczeń.
Spotykamy się online i przechodzimy przez wniosek CEIDG-1 razem: policzone warianty ryczałtu, skali i liniowego na Twoich liczbach, kod tytułu ubezpieczenia w ZUS, decyzja o VAT i kody PKD. Podpisujesz i wysyłasz sam, bo pełnomocnik nie złoży tego wniosku przez internet. Przy umowie o obsługę zaliczamy tę kwotę na poczet pierwszej faktury.
To samo dla spółki z o.o., jawnej i komandytowej, tylko szerzej: kapitał, udziały, zarząd, policzone warianty CIT i przejście przez wzorzec umowy w S24. Umowę i wniosek o wpis podpisują oraz składają wspólnicy i zarząd - w rejestracji nie jesteśmy pełnomocnikiem. Przy umowie o obsługę zaliczamy kwotę na poczet pierwszej faktury.
Cały cennik jest publiczny i nie stosujemy widełek ani prośby o kontakt w celu poznania ceny. W tej branży cena zależy przede wszystkim od statusu w VAT, a ten wynika z zakresu Twoich usług, a nie z wysokości obrotu.
Cena zależy od liczby dokumentów księgowych w miesiącu. Do limitu wliczamy faktury sprzedaży i kosztowe, wyciągi bankowe, listy płac oraz zapisy dotyczące środków trwałych. Deklaracje wysyłane do urzędów nie są wliczane. Cennik z dnia zawarcia umowy obowiązuje przez 12 miesięcy. Obsługa kadrowa zespołu zaczyna się od 45 zł netto miesięcznie za osobę przy umowie cywilnoprawnej bez składek ZUS i od 75 zł przy umowie o pracę.
Proponujemy czytelne kroki i jasne terminy. Jeśli zmieniasz biuro, pomagamy Ci przejść przez formalności, a przeniesienie zajmuje standardowo od 7 do 14 dni i nie powoduje przerwy w rozliczeniach.
Bezpłatna rozmowa wstępna
Przechodzimy przez Twoje umowy i zakres usług, ustalamy status w VAT i właściwe stawki ryczałtu. Bez zobowiązań i sprzedażowego nacisku.
Wycena i umowa
Przygotowujemy przejrzystą ofertę z gwarancją ceny przez 12 miesięcy. Bez ukrytych kosztów.
Przejęcie dokumentacji
Wypowiedzenie umowy z poprzednim biurem, odbiór dokumentów i uzyskanie pełnomocnictw załatwiamy za Ciebie. Konfigurujemy portal klienta i dostęp do KSeF.
Stała obsługa
Pilnujemy terminów, informujemy o tym, co wymaga Twojej decyzji, i sygnalizujemy ryzyka z wyprzedzeniem. Pracujemy w tle.
W praktyce 8,5%, przy czym wynika ona z dwóch odrębnych przepisów. Nadzór, kontrola przepisów, ocena ryzyka i dokumentacja są kwalifikowane jako pozostałe usługi profesjonalne, naukowe i techniczne. Szkolenia mieszczą się w usługach w zakresie edukacji. Stawka jest ta sama, ale podstawa prawna inna, więc warto opisać to prawidłowo w ewidencji.
Nie. Organy podatkowe konsekwentnie wskazują, że opracowywanie dokumentacji ma charakter techniczny, a nie edukacyjny. Jest to częsty błąd w tej branży, ponieważ przedsiębiorcy kojarzą całą działalność BHP ze szkoleniami i przypisują do edukacji także czynności dokumentacyjne.
Szkolenia wstępne i okresowe prowadzone zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i rozporządzeniem w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP są traktowane jako kształcenie zawodowe prowadzone w formach i na zasadach przewidzianych w odrębnych przepisach, a więc korzystają ze zwolnienia przedmiotowego. Warunkiem jest zgodność z wymaganymi programami, liczbą godzin i sposobem dokumentowania. Dowolnie przygotowany kurs tego warunku nie spełnia.
Zależy od zakresu usług. Nadzór BHP, kontrola przestrzegania przepisów i prowadzenie dokumentacji nie są doradztwem, więc nie wykluczają zwolnienia. Doradztwo wyklucza je natomiast od pierwszej wykonanej czynności, niezależnie od kwoty. Przechodzimy przez Twoje umowy i mówimy wprost, jak oceniamy ryzyko.
Nie, jeśli korzystają ze zwolnienia przedmiotowego. Sprzedaży zwolnionej przedmiotowo nie wlicza się do wartości sprzedaży decydującej o zwolnieniu ze względu na obrót. W praktyce oznacza to, że behapowiec, u którego szkolenia stanowią większość przychodu, może pozostać podatnikiem zwolnionym mimo obrotów wyraźnie wyższych.
Tak. Jedna faktura może dokumentować dwie usługi, szkolenie jako zwolnione oraz doradztwo jako opodatkowane, co potwierdzają interpretacje. Ważne, żeby pozycje były rozdzielone, a opis odpowiadał temu, co faktycznie zostało wykonane.
Czy usługi z umowy odpowiadają czynnościom wykonywanym wcześniej na etacie. Jeśli tak, w przypadku ryczałtu ograniczenie obejmuje rok bieżący i poprzedni, a w przypadku podatku liniowego tylko rok bieżący. Osobno przepada prawo do ulgi na start i preferencyjnych składek ZUS. Porównujemy zakres obowiązków z etatu z zakresem usług z kontraktu, zanim podpiszesz umowę.
Sprzedaż towarów jest działalnością handlową objętą na ryczałcie stawką 3%, czyli znacznie niższą niż usługi, więc wymaga rozdzielenia na fakturze i w ewidencji. Jeśli kupujesz znaki i montujesz je u klienta, sprzedaż towaru i usługę montażu wykazuje się osobno.
Zwykle przynajmniej dwa: jeden dla doradztwa, nadzoru i audytów, drugi dla szkoleń. Jeśli zarejestrowałeś działalność przed 1 stycznia 2025 roku, kody trzeba zaktualizować do końca 2026 roku, ponieważ dotychczasowa podklasa pozostałej działalności profesjonalnej, naukowej i technicznej (74.90.Z) została rozdzielona na trzy odrębne podklasy. Weryfikujemy to u każdego klienta i zgłaszamy zmianę za Ciebie.
Nie bezpośrednio. O stawce ryczałtu decyduje klasyfikacja PKWiU, a o statusie w VAT faktyczny zakres usług. Kod PKD porządkuje wpis w rejestrze, ale rozbieżność między nim a rzeczywistą działalnością bywa punktem wyjścia do pytań ze strony urzędu.
Odliczanie podatku naliczonego wymaga wtedy proporcji, a po zakończeniu roku korekty. Ustawiamy to od początku współpracy i pilnujemy terminów, żeby korekta nie zaskoczyła Cię przy rocznym rozliczeniu.
Tak. Pełna obsługa kadrowo-płacowa pracownika na umowie o pracę kosztuje 75 zł netto miesięcznie za osobę, a umowa cywilnoprawna bez składek ZUS 45 zł. W cenie są listy płac, akta osobowe, ewidencja czasu pracy, deklaracje ZUS oraz panel pracownika z paskami wynagrodzeń i wnioskami urlopowymi.
Ryczałt zaczyna się od 199 zł netto miesięcznie dla podatnika zwolnionego z VAT przy liczbie do 10 dokumentów. Dla czynnego podatnika VAT jest to 249 zł netto. KPiR zaczyna się od 249 zł netto, a pełna księgowość spółki od 999 zł netto.
Pomagamy przejść przez cały proces formalny: wypowiedzenie umowy, odbiór dokumentacji i uzyskanie pełnomocnictw. Standardowo trwa to od 7 do 14 dni i nie powoduje przerwy w rozliczeniach. Przejęcie dokumentacji w trakcie roku jest bezpłatne, jeśli dokumenty są uporządkowane.
Jeśli prowadzisz obsługę BHP, szkolisz albo dopiero planujesz odejść z etatu na własną działalność, odezwij się do nas - mailem, telefonicznie albo przez formularz. W bezpłatnej rozmowie wstępnej ustalimy, jak wyglądają Twoje umowy i zakres usług, i powiemy, czego wymaga uporządkowanie. Bez opłat, bez zobowiązań i bez sprzedażowego nacisku.
