Kasa fiskalna to jedno z tych zagadnień, w których dwie osoby prowadzące podobną działalność dostają dwie różne odpowiedzi i obie są prawidłowe. Fryzjerka potrzebuje kasy od pierwszej wizyty, a osoba prowadząca sklep internetowy z odzieżą może nie potrzebować jej nigdy, choć obie sprzedają wyłącznie konsumentom. Różnica nie bierze się z wielkości firmy ani ze statusu VAT, tylko z tego, jak zbudowane są przepisy.

W tym tekście opisujemy stan prawny na wrzesień 2026 roku. Przechodzimy przez wszystkie trzy warstwy: kogo obowiązek dotyczy w ogóle, kto korzysta ze zwolnień i kto musi mieć kasę niezależnie od obrotu. Na końcu jest kalendarz zmian, bo w 2026 i 2027 roku dochodzą nowe grupy.

Wszystkie kwoty i terminy pochodzą z ustawy o VAT oraz z rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, z uwzględnieniem zmiany, która weszła w życie 31 marca 2026 roku. Pełna lista źródeł jest pod artykułem.

Zacznij od pytania, które przesądza wszystko

Art. 111 ust. 1 ustawy o VAT brzmi krótko: podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Z tego jednego zdania wynikają trzy rzeczy, które warto sobie ustawić, zanim przejdziesz dalej.

Kasa dotyczy tylko sprzedaży konsumenckiej. Jeśli Twoimi klientami są wyłącznie firmy i instytucje, obowiązek nie powstaje w ogóle, niezależnie od obrotu. Programista fakturujący jedną spółkę na 400 000 zł rocznie kasy nie potrzebuje. Ta sama osoba, sprzedając kurs online osobom prywatnym, wchodzi w przepisy o kasach od pierwszej takiej transakcji.

Kasa to nie VAT. To najczęstsze nieporozumienie, jakie słyszymy. Zwolnienie podmiotowe z VAT opiera się w 2026 roku na limicie 240 000 zł całej sprzedaży. Zwolnienie z kasy opiera się na limicie 20 000 zł sprzedaży wyłącznie konsumenckiej. To dwa różne progi, w dwóch różnych aktach prawnych, liczone od dwóch różnych podstaw. Można być zwolnionym z VAT i mieć kasę, można być czynnym podatnikiem VAT i kasy nie mieć.

Nie ma znaczenia forma prawna ani sposób opodatkowania. Przepis mówi o podatniku VAT w rozumieniu art. 15 ustawy, a ta definicja jest szeroka. Obejmuje spółkę z o.o., jednoosobową działalność, a także działalność nierejestrowaną, która na gruncie VAT jest działalnością gospodarczą, choć nie jest nią w Prawie przedsiębiorców. Ryczałt, skala czy liniowy nie zmieniają tu nic.

Jeśli sprzedajesz konsumentom, przejdź do kolejnej sekcji. Jeśli nie i nie planujesz tego zmieniać, temat kasy Cię nie dotyczy.

Trzy warstwy przepisów, które trzeba czytać w kolejności

Rozporządzenie o zwolnieniach ma prostą architekturę, ale kolejność czytania jest kluczowa. Wielu przedsiębiorców zatrzymuje się na limicie 20 000 zł i przegapia to, co najważniejsze.

Warstwa Co robi Gdzie stoi
Zwolnienie podmiotowe Zwalnia Cię ze względu na wysokość obrotu konsumenckiego § 3 rozporządzenia
Zwolnienie przedmiotowe Zwalnia konkretne czynności, bez względu na obrót § 2 i załącznik
Wyłączenia Odbierają oba powyższe zwolnienia dla wybranych towarów i usług § 4

Czytaj od dołu. Najpierw sprawdź § 4, czyli listę wyłączeń. Jeśli Twoja działalność się w niej znajduje, kasa jest obowiązkowa od pierwszej złotówki i limit 20 000 zł nie ma dla Ciebie żadnego znaczenia. Dopiero gdy tej listy nie dotyczysz, przechodzisz do zwolnień.

Całe rozporządzenie obowiązuje do 31 grudnia 2027 roku. Zwolnienia mają charakter czasowy i przy każdym kolejnym rozporządzeniu lista bywa zawężana, więc traktuj obecny stan jako obowiązujący teraz, a nie jako gwarancję na przyszłość.

Limit 20 000 zł, czyli zwolnienie, z którego korzysta najwięcej firm

Zwolniony z ewidencjonowania jest podatnik, u którego wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł.

Kwota nie zmieniła się od lat i nie zmienia się w 2026 roku. Ma jednak kilka cech, które łatwo przeoczyć.

Liczy się tylko sprzedaż konsumencka. Faktury dla firm są poza limitem. Warsztat, który obsługuje głównie floty firmowe i sporadycznie klientów prywatnych, liczy wyłącznie tę drugą część, choć akurat naprawa pojazdów jest na liście wyłączeń i tak czy inaczej wymaga kasy.

Liczy się kwota netto. Przy obliczaniu wartości sprzedaży nie uwzględnia się należnego podatku od towarów i usług.

Dwie kategorie sprzedaży są poza limitem. Do 20 000 zł nie wlicza się dostawy nieruchomości (poz. 40 załącznika) ani dostawy towarów i świadczenia usług zaliczanych do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli zostały w całości udokumentowane fakturą (poz. 50). Sprzedaż firmowego samochodu osobie prywatnej nie wypycha Cię więc z limitu.

Przy starcie w trakcie roku limit jest proporcjonalny. Podatnik rozpoczynający sprzedaż konsumencką liczy limit w proporcji do okresu jej wykonywania. Zaczynając 1 września 2026 roku, masz do końca roku 122 dni, czyli limit 20 000 zł × 122 ÷ 365, co daje 6 684,93 zł. Wystarczy jeden większy kontrakt, żeby go wyczerpać. Do przeliczenia własnej daty przyda się nasz kalkulator limitu kasy fiskalnej.

Raz utracone zwolnienie nie wraca. Zwolnienia limitowego nie stosuje się do podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym byli obowiązani do prowadzenia ewidencji albo przestali spełniać warunki do zwolnienia. Spadek obrotów poniżej 20 000 zł nie pozwala więc odstawić kasy do szafy. To przepis, o którym pamięta się rzadko, a bywa kosztowny przy sezonowej działalności.

Ile masz czasu po przekroczeniu limitu

Zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość sprzedaży przekroczyła 20 000 zł.

Przykład. Przekroczenie nastąpiło 18 marca. Marzec to miesiąc przekroczenia, kwiecień i maj to dwa miesiące następujące po nim. Kasa musi więc pracować 1 czerwca. Nie 18 maja i nie 1 lipca.

Dwa miesiące brzmią jak dużo, ale w praktyce to niewiele. Trzeba wybrać urządzenie, kupić je, umówić serwisanta na fiskalizację, przygotować bazę towarową i przeszkolić każdą osobę, która będzie kasę obsługiwać. Sam zakup w sezonie potrafi zająć dwa tygodnie.

Uwaga na jedną pułapkę: jeżeli w międzyczasie wykonasz choćby jedną czynność z listy wyłączeń, zwolnienie traci moc z chwilą wykonania tej czynności, a nie po dwóch miesiącach. Gdy różne przepisy przewidują różne terminy, obowiązuje najwcześniejszy.

Zwolnienie 80%, o którym mało kto pamięta

Jest jeszcze jedna ścieżka, przydatna w działalnościach mieszanych. Jeżeli sprzedaż z tytułu czynności wymienionych w części I załącznika stanowiła w poprzednim roku więcej niż 80% całej sprzedaży konsumenckiej, jesteś zwolniony z ewidencjonowania także tej pozostałej części.

Warunek jest ostry. Udział musi być wyższy niż 80%, a nie równy. Jeśli w którymkolwiek półroczu spadnie do 80% lub niżej, zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy od końca tego półrocza. Przy działalności, w której proporcja waha się wokół progu, to rozwiązanie bywa bardziej ryzykowne niż uruchomienie kasy od razu.

Kto musi mieć kasę od pierwszej złotówki

To najważniejsza lista w całym rozporządzeniu. § 4 wymienia towary i usługi, przy których żadne zwolnienie nie działa. Obrót nie ma znaczenia, forma płatności nie ma znaczenia, staż firmy nie ma znaczenia.

Towary

  • Gaz płynny.
  • Części do silników, silniki do napędu pojazdów i motocykli, silniki spalinowe tłokowe.
  • Nadwozia do pojazdów silnikowych, przyczepy, naczepy i kontenery oraz części do nich.
  • Części i akcesoria do pojazdów silnikowych, z wyłączeniem motocykli.
  • Komputery stacjonarne i przenośne, laptopy, tablety, urządzenia peryferyjne, konsole do gier i części do nich.
  • Wyroby elektroniczne: odbiorniki telewizyjne i radiowe, głośniki, telefony i smartfony, smartwatche, anteny, monitory, nawigacje, dyski i pamięci, urządzenia alarmowe.
  • Wyroby optyczne: lornetki, lunety, rzutniki.
  • Silniki elektryczne, prądnice i transformatory.
  • Sprzęt fotograficzny: aparaty, obiektywy, soczewki, kamery, projektory filmowe.
  • Wyroby z metali szlachetnych, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT.
  • Zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych.
  • Paliwa silnikowe oraz dodatki i domieszki do nich.
  • Wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe powyżej 1,2% oraz perfumy i wody toaletowe. Te trzy grupy mają wyjątek dla towarów dostarczanych na pokładach samolotów.
  • Wyroby przeznaczone do palenia lub wdychania bez spalania, czyli między innymi e-papierosy i saszetki nikotynowe.
  • Wyroby zawierające alkohol etylowy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczone do spożycia: rozpuszczalniki, płyny odkażające, rozcieńczalniki farb, płyny do odmrażania.
  • Węgiel, brykiety, koks i półkoks przeznaczone do celów opałowych.
  • Towary sprzedawane przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar.

Trzy ostatnie pozycje przed automatami to najnowszy dodatek. Weszły do rozporządzenia od 1 stycznia 2025 roku, z okresem przejściowym do 30 czerwca 2025 roku. Od 1 lipca 2025 roku sklep sprzedający e-papierosy, saszetki nikotynowe, rozpuszczalniki czy węgiel opałowy potrzebuje kasy niezależnie od obrotu.

Usługi

  • Przewozy pasażerskie w komunikacji samochodowej, z wyjątkiem przewozów miejskich rozkładowych po cenach ustalonych przez gminę lub związek komunalny.
  • Przewozy taksówkami, z wyłączeniem wynajmu samochodu osobowego z kierowcą.
  • Naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym naprawa opon, ich zakładanie, bieżnikowanie i regenerowanie.
  • Wymiana opon lub kół.
  • Badania i przeglądy techniczne pojazdów.
  • Opieka medyczna świadczona przez lekarzy i lekarzy dentystów.
  • Usługi prawnicze, z wyjątkiem czynności notarialnych.
  • Doradztwo podatkowe.
  • Usługi związane z wyżywieniem, ale wyłącznie świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, także sezonowo, oraz catering.
  • Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.
  • Wstęp na przedstawienia cyrkowe.
  • Wstęp do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki i sale taneczne.
  • Mycie i czyszczenie samochodów.
  • Parking samochodów i innych pojazdów.
  • Usługi świadczone przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, w tym urządzeń wydających bilety.

Warto zwrócić uwagę na precyzję sformułowań. Wyłączona jest gastronomia stacjonarna i catering, a nie każda sprzedaż jedzenia. Wyłączona jest opieka medyczna świadczona przez lekarzy i lekarzy dentystów, a nie każda usługa medyczna, więc fizjoterapeuta czy psycholog czyta przepis inaczej niż stomatolog. Wyłączone są usługi kulturalne i rozrywkowe wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe, a nie cała kultura. Te zawężenia są w przepisie celowe i nie wolno ich uogólniać.

Wyjątki od wyjątków

Rozporządzenie ma jeszcze jedną warstwę, którą pomija większość poradników. § 4 ust. 2 i 3 przywracają zwolnienie w kilku sytuacjach, mimo że czynność jest na liście wyłączeń. Najbardziej praktyczne z nich:

  • Sprzedaż rozliczana w procedurach OSS i IOSS oraz sprzedaż podatnika korzystającego ze zwolnienia transgranicznego z art. 113a ustawy jest poza § 4 w całości.
  • Lekarze, prawnicy i doradcy podatkowi zachowują zwolnienie, jeżeli świadczą usługi wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość albo przekazują wyłącznie tymi środkami rezultat usługi, a całość zapłaty wpływa na rachunek bankowy z możliwością powiązania jej z konkretną czynnością. Telemedycyna i porada prawna prowadzona zdalnie z płatnością przelewem mieszczą się w tym przepisie.
  • Usługi świadczone osobiście przez osoby niewidome z orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, prowadzące samodzielnie działalność lub zatrudniające niewidomych pracowników, pozostają zwolnione także w zakresie opieki medycznej.
  • Dostawa towarów wymienionych wyżej, od części do silników po nośniki danych, na rzecz własnych pracowników oraz przez spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe na rzecz mieszkańców nie odbiera zwolnienia.
  • Stołówki szkolne i przedszkolne udostępniane wyłącznie uczniom, podopiecznym, nauczycielom i personelowi, a także gastronomia na pokładach samolotów, są poza wyłączeniem gastronomicznym.

Kto nie musi mieć kasy mimo przekroczenia limitu

Załącznik do rozporządzenia wymienia 59 pozycji zwolnionych z ewidencjonowania. Poniżej te, o które pytają najczęściej.

Sprzedaż wysyłkowa (poz. 41). Dostawa towarów pocztą lub kurierem jest zwolniona, jeżeli dostawca otrzyma w całości zapłatę za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana, wraz z danymi nabywcy i jego adresem. To najczęstsza podstawa zwolnienia w e-commerce.

Usługi opłacane przelewem (poz. 42). Analogicznie dla usług, z jedną różnicą: przepis wymaga powiązania wpłaty z konkretną czynnością, ale nie żąda danych nabywcy.

Wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (poz. 29). Zwolnione, jeżeli usługa jest w całości udokumentowana fakturą albo cała zapłata wpływa na rachunek, a z dokumentacji wynika, której czynności dotyczy.

Edukacja (poz. 34). Usługi w zakresie edukacji są zwolnione, ale z trzema wyjątkami, które regularnie zaskakują: pozaszkolne formy edukacji sportowej oraz zajęcia sportowe i rekreacyjne, szkoły tańca i instruktorzy tańca oraz szkoły nauki jazdy.

Sprzedaż na rzecz własnych pracowników (poz. 39). Obejmuje też sprzedaż spółdzielni mieszkaniowych na rzecz członków i wspólnot mieszkaniowych na rzecz właścicieli lokali.

Dostawa nieruchomości (poz. 40) oraz środki trwałe udokumentowane fakturą (poz. 50).

Usługi finansowe i ubezpieczeniowe (poz. 28), pocztowe i kurierskie (poz. 21), czynności notarialne (poz. 31), usługi komornika (poz. 32).

Koła gospodyń wiejskich (poz. 52) prowadzące uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.

Rolnicy ryczałtowi (poz. 49) korzystający ze zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy.

Słowo, które przesądza o zwolnieniu przy przelewach

W pozycjach 41, 42 i 29 kluczowe jest sformułowanie „w całości”. Nie „w przeważającej części” i nie „co do zasady”.

Jeżeli przy stu transakcjach w miesiącu jedna zostanie opłacona gotówką przy odbiorze osobistym, ta jedna transakcja wypada ze zwolnienia. A ponieważ sprzedaż konsumencka bez zwolnienia wchodzi do limitu 20 000 zł, po jego przekroczeniu kasa staje się obowiązkowa dla całej sprzedaży, nie tylko dla płatności gotówkowych.

To najczęstszy błąd, jaki widzimy w sklepach internetowych z opcją odbioru osobistego. Sama możliwość zapłaty gotówką w punkcie nie tworzy problemu. Problem tworzy pierwsza taka zapłata.

Drugi warunek, czyli jednoznaczne powiązanie wpłaty z konkretną transakcją, w praktyce oznacza uporządkowaną ewidencję: numer zamówienia w tytule przelewu albo raport z bramki płatniczej, który da się zestawić z zamówieniem. Sam wyciąg bankowy z kwotą i datą to za mało.

Kalendarz zmian, czyli co się właśnie zmieniło i co dopiero nadejdzie

Data Kogo objął albo obejmie obowiązek
1 lutego 2023 Myjnie samochodowe, w tym samoobsługowe. Termin był dwukrotnie przesuwany: z 1 lipca na 1 października 2022 roku, a następnie na 1 lutego 2023 roku.
1 lipca 2025 Sprzedaż wyrobów do palenia lub wdychania bez spalania, wyrobów z alkoholem etylowym powyżej 50% nieprzeznaczonych do spożycia oraz węgla i paliw stałych do celów opałowych.
1 kwietnia 2026 Usługi parkingu samochodów i innych pojazdów. Tego samego dnia obowiązek objął przewozy pasażerskie w komunikacji samochodowej sprzedawane przez urządzenia samoobsługowe, w tym biletomaty.
1 kwietnia 2027 Dostawa towarów i świadczenie usług przy użyciu automatów oraz innych urządzeń obsługiwanych przez klienta, poza tymi, które obowiązek objął wcześniej.
31 grudnia 2027 Kończy się okres, na jaki przyznano zwolnienia z § 2 i § 3. Kształt zwolnień od 2028 roku ustali kolejne rozporządzenie.

Parkingi od 1 kwietnia 2026 roku

To zmiana, o którą w tym roku dostajemy najwięcej pytań. Usługi parkingowe znalazły się na liście wyłączeń już od 1 stycznia 2025 roku, ale rozporządzenie dało im okres przejściowy do 31 marca 2026 roku. Od 1 kwietnia 2026 roku kasa jest obowiązkowa, niezależnie od tego, czy opłata wpływa gotówką, kartą w parkometrze, czy przez aplikację mobilną.

Cztery dni przed tym terminem, 27 marca 2026 roku, Minister Finansów i Gospodarki wydał rozporządzenie zmieniające, które weszło w życie 31 marca. Rozszerzyło ono poz. 38 załącznika, dzięki czemu poza obowiązkiem zostały parkingi udostępniane:

  • przez podatnika na rzecz jego pracowników,
  • przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków i osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali w administrowanych budynkach, oraz przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali,
  • przez spółdzielnie i wspólnoty na rzecz osób zamieszkujących na ich terenie na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze dotyczącej lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe.

Parking komercyjny z rotacją użytkowników nie mieści się w żadnym z tych punktów. Miejsce postojowe wynajmowane długoterminowo może natomiast korzystać ze zwolnienia z poz. 29, jeżeli jest w całości udokumentowane fakturą albo opłacane przelewem.

Automaty od 1 kwietnia 2027 roku

Sprzedaż przez urządzenia obsługiwane przez klienta, czyli automaty vendingowe i podobne, jest zwolniona do 31 marca 2027 roku. To ostatni duży termin w obecnym rozporządzeniu i warto go wpisać do kalendarza z rocznym wyprzedzeniem, bo fiskalizacja rozproszonej sieci automatów jest przedsięwzięciem logistycznym, a nie formalnością.

Ta sama nowelizacja z 27 marca 2026 roku dodała do załącznika poz. 59, która trwale zwalnia dostawę towarów przy użyciu urządzeń przyjmujących należność w bilonie, nieposiadających stałego zasilania elektrycznego, w których towar jest wydawany mechanicznie bez użycia prądu. Automat z gumą do żucia na korbkę zostaje więc poza obowiązkiem na stałe. Warunki trzeba spełnić łącznie.

Jaką kasę kupić

Od 2019 roku standardem są kasy online, czyli urządzenia przesyłające dane do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wymianę rozłożono na etapy według branż:

  • 1 stycznia 2020 roku - warsztaty samochodowe, wulkanizacja oraz sprzedaż benzyny, oleju napędowego i gazu do silników.
  • 1 stycznia 2021 roku - gastronomia stacjonarna, krótkotrwałe zakwaterowanie oraz sprzedaż węgla i paliw stałych.
  • 1 lipca 2021 roku - usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, opieka medyczna lekarzy i dentystów, usługi prawnicze oraz wstęp do obiektów służących poprawie kondycji fizycznej.

Dwa ostatnie terminy wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów z 10 czerwca 2020 roku, które przesunęło daty zapisane pierwotnie w art. 145b ustawy o VAT.

Dziś ta chronologia ma znaczenie głównie historyczne, bo kasy starego typu nie są już dostępne w sprzedaży. Potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar dla kas z papierowym zapisem kopii wygasły 31 sierpnia 2019 roku, a dla kas z elektronicznym zapisem kopii 31 grudnia 2022 roku, przy czym dla kas o zastosowaniu specjalnym rok później. Do ewidencji można stosować wyłącznie kasy nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, więc kupując urządzenie dzisiaj, kupujesz kasę online albo kasę wirtualną.

Kasa wirtualna

Kasa w postaci oprogramowania, potocznie kasa wirtualna, to aplikacja na telefonie lub tablecie z certyfikatem, bez fizycznej drukarki. Nie jest dostępna dla wszystkich. Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 maja 2020 roku wymienia zamknięty katalog czynności, w których wolno jej używać. Są to między innymi przewóz osób, w tym taksówki, wynajem samochodu z kierowcą, transport pasażerski wszystkich rodzajów, hotele i inne obiekty noclegowe, pola kempingowe, gastronomia i catering, sprzedaż węgla oraz mycie i czyszczenie samochodów.

Od 1 kwietnia 2026 roku katalog został rozszerzony o trzy pozycje, które odpowiadają nowym obowiązkom: dostawę towarów przez urządzenia samoobsługowe, świadczenie usług przez takie urządzenia, w tym wydające bilety, oraz usługi parkingu świadczone drogą elektroniczną, w tym przez aplikację mobilną lub przeglądarkę. Operator parkingu rozliczanego w aplikacji nie musi więc stawiać fizycznego urządzenia.

Jeżeli Twojej działalności nie ma w tym katalogu, kasa wirtualna nie wchodzi w grę i pozostaje kasa online.

Ulga na zakup kasy

Przy rozpoczęciu ewidencjonowania przysługuje odliczenie od podatku należnego 90% ceny zakupu netto, nie więcej niż 700 zł na jedną kasę. Dotyczy to zarówno tych, którzy uruchamiają kasę z obowiązku i w terminie, jak i tych, którzy robią to dobrowolnie, o ile wcześniej nie używali kasy.

Warunki są cztery i muszą być spełnione łącznie:

  • kasa jest urządzeniem online i została kupiona w okresie obowiązywania potwierdzenia Prezesa GUM,
  • zakup nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji,
  • masz fakturę potwierdzającą zakup oraz dowód zapłaty całej należności,
  • przy większej liczbie kas ewidencja przy użyciu każdej z nich w każdym punkcie sprzedaży rusza w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji przez podatnika.

Odliczenia dokonuje się w JPK_V7 za okres, w którym rozpoczęto ewidencję, albo za okresy późniejsze. Jeżeli kwota przewyższa podatek należny, nadwyżkę można wykazać do zwrotu na rachunek albo przenieść na następny okres. Podatnik zwolniony z VAT składa wniosek do urzędu skarbowego, a zwrot następuje do 25. dnia od jego złożenia.

Ulgę trzeba zwrócić, jeżeli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencji zakończysz działalność gospodarczą albo nie poddasz kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w terminie.

Obowiązki, które zaczynają się po fiskalizacji

Zakup kasy to początek, nie koniec. Lista obowiązków z art. 111 ust. 3a ustawy jest długa, ale w praktyce sprowadza się do kilku rzeczy, które rzeczywiście sprawdza kontrola.

Paragon dla każdej sprzedaży. Paragon trzeba wystawić i wydać nabywcy, w postaci papierowej albo, za jego zgodą, elektronicznej. Paragon elektroniczny przesyła się w sposób uzgodniony z kupującym, w tym przez system teleinformatyczny Szefa KAS, bez konieczności podawania danych osobowych nabywcy.

Warto tu odnotować zmianę zapisaną już w ustawie. Od 1 stycznia 2027 roku art. 111 ust. 3a pkt 1 dostaje nowe brzmienie: obowiązkiem będzie wystawienie i wydanie paragonu fiskalnego, bez alternatywy w postaci faktury. Kasa przestanie więc być urządzeniem, którym wystawia się faktury. To konsekwencja przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF, opisanych szerzej w naszym przewodniku po KSeF.

Przegląd techniczny nie rzadziej niż co 2 lata. Termin pierwszego przeglądu liczy się od dnia fiskalizacji. Dla kas w taksówkach obowiązuje rytm legalizacji taksometru, ale nie rzadziej niż co 25 miesięcy. W okresie zawieszenia działalności przeglądu się nie robi, pod warunkiem że nie prowadzisz w tym czasie ewidencji, ale trzeba go wykonać po wznowieniu, przed ponownym rozpoczęciem ewidencji.

Książka kasy i numer ewidencyjny. Numer ewidencyjny wpisuje się do książki kasy i nanosi na obudowę. Przy kasach stacjonarnych książkę przechowuje się w miejscu używania kasy. Jej utratę zgłasza się niezwłocznie naczelnikowi urzędu skarbowego i występuje o duplikat.

Oświadczenie każdej osoby obsługującej kasę. Przed dopuszczeniem pracownika do prowadzenia ewidencji trzeba przekazać mu informację o zasadach ewidencji, a on składa oświadczenie o zapoznaniu się z nią. Oba dokumenty sporządza się w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej strony. Wzór jest załącznikiem do rozporządzenia. To jedna z częściej pomijanych formalności, a wychodzi na kontroli od razu.

Kasa rezerwowa. Jeżeli z przyczyn niezależnych od Ciebie ewidencja nie może być prowadzona, ewidencjonujesz sprzedaż na kasie rezerwowej. Gdy to niemożliwe, nie wolno dokonywać sprzedaży. Przepis brzmi kategorycznie i nie przewiduje wyjątku dla awarii w szczycie sezonu.

Połączenie z Centralnym Repozytorium Kas. Kasa online musi mieć zapewnione połączenie. Gdy z przyczyn niezależnych od podatnika jest to czasowo niemożliwe, prowadzisz ewidencję i zapewniasz połączenie niezwłocznie po ustaniu przyczyn. Gdy jest to niemożliwe trwale, potrzebna jest zgoda naczelnika urzędu skarbowego na przesyłanie danych w ustalonych odstępach czasu.

Co grozi za brak kasy i brak paragonu

Sankcje są dwutorowe i warto rozumieć, która kogo dotyczy.

Dodatkowe zobowiązanie podatkowe. W razie stwierdzenia naruszenia obowiązku ewidencjonowania naczelnik urzędu skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia ewidencji dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Jest jednak istotne zastrzeżenie: wobec osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie albo przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania się nie ustala. W praktyce przy jednoosobowej działalności podstawową sankcją jest więc odpowiedzialność karnoskarbowa, a przepis o 30% ma większe znaczenie dla spółek.

Odpowiedzialność karnoskarbowa. Art. 62 § 4 Kodeksu karnego skarbowego: kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy stwierdzającego dokonanie sprzedaży, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi jest to wykroczenie skarbowe.

Jak to przelicza się na złotówki w 2026 roku, przy minimalnym wynagrodzeniu 4 806 zł:

Kwalifikacja Widełki kary
Przestępstwo skarbowe, grzywna w stawkach dziennych Stawka od 160,20 zł do 64 080 zł, liczba stawek od 10 do 180
Wykroczenie skarbowe Od 480,60 zł do 96 120 zł
Mandat karny za wykroczenie skarbowe Do 24 030 zł

O kwalifikacji przesądza wysokość uszczuplenia. Czyn jest wykroczeniem skarbowym, jeżeli kwota narażonej na uszczuplenie należności publicznoprawnej nie przekracza pięciokrotności minimalnego wynagrodzenia, czyli 24 030 zł w 2026 roku. Powyżej tej kwoty wchodzi przestępstwo skarbowe i stawki dzienne.

Kara za brak przeglądu. Jeżeli nie poddasz kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w terminie, naczelnik urzędu skarbowego nakłada decyzją karę pieniężną w wysokości 300 zł, płatną w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji. Do tego dochodzi obowiązek zwrotu ulgi, jeśli nie minęły jeszcze 3 lata od rozpoczęcia ewidencji.

Lista kontrolna przed decyzją

  • Sprawdź, czy sprzedajesz konsumentom. Jeśli nie, temat kasy Cię nie dotyczy.
  • Sprawdź listę wyłączeń z § 4, zanim policzysz jakikolwiek limit. To ona przesądza najczęściej.
  • Policz sprzedaż konsumencką netto za poprzedni rok, bez dostaw nieruchomości i środków trwałych udokumentowanych fakturą.
  • Przy starcie w trakcie roku policz limit proporcjonalnie do liczby dni.
  • Jeśli opierasz zwolnienie na płatnościach bezgotówkowych, upewnij się, że żadna transakcja nie jest opłacana gotówką i że każdą wpłatę da się powiązać z konkretnym zamówieniem.
  • Jeśli prowadzisz parking komercyjny, kasa jest obowiązkowa od 1 kwietnia 2026 roku.
  • Jeśli masz automaty sprzedające, zaplanuj wdrożenie przed 1 kwietnia 2027 roku.
  • Po przekroczeniu limitu policz termin: dwa pełne miesiące po miesiącu przekroczenia, ani dnia więcej.
  • Kupując kasę, zaplanuj ulgę: faktura, dowód zapłaty całej należności i zakup w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji.
  • Wpisz do kalendarza przegląd techniczny co 2 lata, licząc od fiskalizacji.

Ta lista jest punktem wyjścia, a nie gotowym rozstrzygnięciem. Granice bywają nieostre właśnie tam, gdzie przepis zawęża zakres: „stacjonarne placówki gastronomiczne”, „wyłącznie w zakresie wstępu”, „świadczone przez lekarzy”. W takich sytuacjach o kwalifikacji przesądzają szczegóły konkretnej działalności, a przy realnej wątpliwości najpewniejszym rozwiązaniem jest wniosek o interpretację indywidualną do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Jeśli jesteś naszym klientem, sprawdzenie, czy kasa jest u Ciebie obowiązkowa, i pilnowanie limitu 20 000 zł realizujemy w ramach standardowej obsługi. Prowadzimy też ewidencję sprzedaży z raportów fiskalnych i rozliczamy ulgę na zakup kasy w JPK_V7. Jeśli dopiero rozważasz zmianę biura, umów bezpłatną konsultację - policzymy Twój limit i pokażemy, w którym miejscu przepisów się znajdujesz.

Źródła i podstawy prawne

#kasa fiskalna#VAT#paragon#JDG#e-commerce#2026